Auch gut definierte Projekte können durch äußere Einflüsse oder interne Probleme in Schwierigkeiten geraten, durch die eine rechtzeitige Fertigstellung gefährdet wird.

Wenn Sie als Projektmanager unter Druck sind, das Projekt als Ganzes oder einzelne Meilensteine termingerecht abzuliefern, stehen Ihnen verschiedene Techniken zur Verfügung, das Projekt zu retten.

  1. Mehr Ressourcen

Es scheint logisch und ist oft die erste Idee: wenn es darum geht, einzelne Arbeitspakete zu beschleunigen, einfach mehr Mitarbeiter dransetzen. Im Idealfall erhöht das nicht einmal die Personalkosten, wenn z.B. doppelt so viele Kollegen die Arbeit in der Hälfte der Zeit bewältigen. Achtung jedoch: der Kommunikations- und Management-Aufwand kann sich erhöhen, und oft ist es gar nicht so einfach, gleichwertige Mitarbeiter zu finden, zumal kurzfristig.

  1. Arbeitszeit ändern

Überstunden, Wochenendarbeit. Viele Studenten konnten nur so ihre Abschlussarbeit rechtzeitig fertigstellen und auch bei Olympischen Spielen staunt man regelmäßig, wie plötzlich zur Eröffnung aus Baustellen Sportstätten werden. Punktuell eingesetzt können verlängerte Arbeitszeiten also beinahe Wunder bewirken, aber dieses Mittel darf nur punktuell und mit Bedacht eingesetzt werden, sonst drohen Burn-Out und Qualitätsprobleme.

  1. Ressourcen verschieben

Oft ist es nicht möglich, von außerhalb des Projekts externe Ressourcen hinzuzuziehen – aber vielleicht können Sie Projektmitarbeiter aus weniger zeitkritischen Arbeitspaketen vorübergehend abziehen, damit diese Kollegen unter die Arme greifen, die kurz vor einer kritischen Deadline stehen.

  1. Bessere Ressourcen einsetzen

„Lass mal Papa machen“. Wenn Ihre regulären Mitarbeiter einfach zu lange brauchen würden, eine Aufgabe zu bewältigen, kann vielleicht ein Experte helfen, den Termin einzuhalten. Der ist dann zwar oft deutlich teurer pro Tag, weil er aber schneller fertig wird, können Sie vielleicht sogar Geld sparen.

  1. Fast-Tracking von Aktivitäten

Überprüfen Sie die Abhängigkeiten Ihrer Arbeitspakete. Müssen Sie Aufgabe A wirklich erst komplett fertigstellen, bevor Sie mit B beginnen, oder kann B bereits starten, wenn A gerade mal halb fertig ist. An sich aufeinanderfolgende Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten nennt man Fast-Tracking. Dies kann deutlich Zeit sparen, bedeutet jedoch oft auch mehr Risiko.

  1. Projekt früher starten

Fangen Sie dieses Jahr nicht wieder erst am vierten Advent an, Weihnachtsplätzchen zu backen! Das Projekt früher zu starten ist oft die beste und billigste Art und Weise, um am Ende nicht unter Zeitdruck zu kommen. Geht natürlich nur, wenn Sie nicht schon mittendrin und kurz vor dem Abgabetermin sind.

  1. Projektinhalt und -umfang ändern

Brauchen Sie wirklich alles was im Plan steht? Jetzt schon zu diesem Termin? Manchmal hilft es allen Stakeholdern am meisten, wenn Sie zum Stichtag ein funktionierendes Basismodell übergeben und ein paar nice-to-have Feinheiten dann in Ruhe nachliefern.

  1. Mehr Risiko akzeptieren

Sie haben im Projektplan Puffer und Iterationsschleifen eingeplant. Vielleicht soll ein Prototyp dreimal getestet und überarbeitet werden. Geht es auch mit einem Test weniger? Sie sparen Zeit – aber dafür müssen Sie mehr Risiko akzeptieren.

  1. „Value Engineering“

Stellen Sie Wert und Kosten jedes Arbeitspakets gegenüber, um den Wert au preiswertere, effektivere Weise zu erzielen. Fragen Sie, ob etwas ohne Verlust von Wert, Funktionalität oder Zuverlässigkeit weggelassen werden kann. Sind an manchen Stellen die Kosten größer als der Wert? Gibt es eine Alternative mit einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis?

  1. Endtermin verschieben

Ist Ihre Deadline wirklich ein unverrückbarerer Termin? Ganz klar, bei vielen Projekten ist der Abgabetermin nicht verhandelbar, aber es gibt Ausnahmen. Ihr Einfamilienhaus beziehen Sie lieber einen Monat später, aber in Top-Zustand und ohne das Budget zu überschreiten als auf Teufel komm raus auf dem Einzugstermin zu bestehen.

Welche der genannten Methoden die richtige für Ihr Projekt ist, hängt von der jeweiligen Situation ab. Wenn es mehrere mögliche Vorgehensweisen gibt, dann können Sie mithilfe der Kepner-Tregoe Entscheidungsanalyse die für die vorliegende Situation beste Methode auswählen.

Besuchen Sie einen unserer öffentlichen Workshops in Projektmanagement und lernen Sie, wie Sie nicht nur im Notfall eine Lösung finden sondern bereits in der Planungsphase durch eine Analyse potentieller Probleme dafür sorgen, dass Notfälle erst gar nicht eintreten.

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